Нюансы аренды жилья для сотрудников

1. Найм жилья для сотрудников за счет организации

При расчете единого налога при УСН доходы могут быть уменьшены в т.ч. на расходы на оплату труда. Эти затраты принимаются к учету в порядке, установленном для признания расходов на оплату труда при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ).

По мнению контролирующих органов, в расходах на оплату труда в целях налогообложения прибыли могут быть учтены расходы на оплату проживания иногородних сотрудников, в т.ч. по договорам аренды. Однако для этого необходимо выполнение некоторых условий. Оплата жилья за счет работодателя должна быть предусмотрена в трудовом договоре, заключенном с иногородним сотрудником. Оплата аренды жилья в этом случае будет являться частью зарплаты, выданной в натуральной форме. Поскольку выдавать в натуральной форме более 20 процентов зарплаты нельзя (ч. 2 ст. 131 ТК РФ), в налоговую базу затраты на аренду жилья можно включить лишь в пределах 20 процентов от общей суммы зарплаты, начисленной сотруднику. Если оплата аренды жилья для сотрудника не предусмотрена в трудовом договоре, такие расходы нельзя учесть при расчете единого налога при УСН.

Признание расходов

Перечень расходов, которые можно признать при упрощенке, является строго ограниченным. Он приведен в пункте 1статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В этот перечень входят, в частности:

- расходы на приобретение (сооружение, изготовление), а также достройку (дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение) основных средств;

- затраты на приобретение или самостоятельное создание нематериальных активов;

- материальные расходы, в том числе расходы на покупку сырья и материалов;

- расходы на оплату труда;*

Условия для признания расходов

Все расходы налогоплательщика, уменьшающие налоговую базу, должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, ряд расходов, поименованных в пункте 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, можно признать при расчете единого налога только при выполнении требований, предусмотренных для них главой 25 Налогового кодекса РФ. Такой порядок установлен для:
расходов на оплату труда и выплату пособий по временной нетрудоспособности (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Эти затраты принимаются к учету в порядке, установленном для признания расходов на оплату труда при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ). *

2. Компенсация расходов сотруднику

Вопрос с начислением НДФЛ на суммы компенсаций тоже не все однозначно. По мнению чиновников, суммы оплаты организацией сотрудникам стоимости аренды жилья образуют экономическую выгоду, а значит, облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369). При этом порядок оплаты организацией за физических лиц стоимости их проживания значения не имеет.

Тем не менее, в судебной практике много примеров, доказывающих отсутствие обязанности по уплате НДФЛ с подобных выплат. Доказательством тому является, в частности, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.13 № А19-2330/2013. Аргументом в пользу компании стала статья 169 Трудового кодекса. Там прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату за проживание работника обустройством на новом месте жительства, с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре. И, ссылаясь на пункт 3 статьи 217 НК РФ, освобождающий от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

А в постановлении ФАС Уральского округа от 08.06.12 № Ф09-3304/12 аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородним сотрудником своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды квартиры произведена прежде всего в интересах работодателя.

Есть и другие примеры споров, решенных в пользу работодателей: постановление ФАС Дальневосточного округа от 25.01.13 № Ф03-5923/2012, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.11 по делу № А70-10656/2010, ФАС Московского округа от 21.03.11 № КА-А40/1449-11.

Как видим, компания должна самостоятельно принять решение: действовать так, как считают чиновники, то есть уплачивать НДФЛ, либо идти на риски и не уплачивать НДФЛ, готовясь отстаивать свою позицию в суде.

Когда начислять НДФЛ?

Если компания, оплачивая жилье за сотрудника, решила удерживать НДФЛ, то возникает вопрос: в какой момент это нужно сделать? Ведь зачастую оплата аренды производится авансом, порой даже за несколько месяцев вперед.

Обратимся к подпункту 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ, в котором сказано, что дата фактического получения дохода определяется как день передачи дохода в натуральной форме.

На момент оплаты авансового платежа, на наш взгляд, нельзя говорить о возникновении у работника дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь, во-первых, сотрудник еще не воспользовался арендуемым жильем, а значит, оплата аренды за него еще не произведена. Есть только предоплата, а это разные понятия. Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю); очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет и не мог возникать ранее, до момента получения арендной услуги. Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой. Например, в январе 2014 года компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель. Соответственно, начиная с февраля, у работника появляется «натуральный» доход. И при выплате «февральской» зарплаты (в марте) организация должна будет удержать НДФЛ за аренду квартиры в феврале.

Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В письме Минфина РФ от 26.08.13 № 03-04-06/34883 сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи.».

Кстати, помимо этого, работодателю нужно также выступить налоговым агентом по НДФЛ и в отношении лица, предоставившего свое жилое помещение в аренду (если, конечно, арендодатель не зарегистрирован в качестве ИП). Ведь в данном случае работодатель является источником выплаты дохода. Соответствующие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 07.10.09 № 03-04-06-01/259 и от 07.09.12 № 03-04-06/8-272.

Начислять ли страховые взносы?

ФСС считает, что суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими (письмо от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Однако и по этому вопросу существует противоположное мнение, находящее поддержку у судей. Приведем в пример постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.13 по делу № А65-27752/2012. Правда, в данном деле обязанность по оплате жилья для сотрудников фигурировала не в трудовом, а в коллективном договоре. Суды отметили, что в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ к объекту обложения страховыми взносами относятся, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц именно по трудовым договорам. Оплата аренды жилья для сотрудников относится к выплатам социального характера, основана на коллективном договоре, и не является стимулирующей выплатой. Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд). А значит, не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов.

Аналогичную позицию занял и ФАС Уральского округа в постановлении от 01.04.14 № Ф09-1087/14. Причем, в указанном деле обязанность по выплате по компенсации расходов по найму жилья была предусмотрена в трудовом договоре с сотрудниками.

Как видим, у чиновников одно мнение, у судей — другое. Компания сама решает, как ей поступать: идти на риски и не начислять страховые взносы, либо избежать рисков и начислить взносы. Одно можно сказать точно: минимизировать риски по взносам можно в том случае, если компания сама будет оплачивать аренду арендодателям, а не возмещать «арендные» расходы сотрудникам. Ведь к объекту обложения страховыми взносами относятся, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц именно по трудовым договорам. А при таком способе обеспечения сотрудников жильем будет отсутствовать факт выплаты денежных сумм работникам.